Zapytanie ofertowe na pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych w Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie
Olsztyn, 23 grudnia 2022 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych
w Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie
I. ZAMAWIAJĄCY
Przychodnia Specjalistyczna w Olsztynie
Dworcowa 28
10-437 Olsztyn
II.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
- Do obowiązków Wykonawcy należy realizacja zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych określonych w art. 39 Rozporządzenia (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), tj.:
- informowanie Zamawiającego oraz pracowników Zamawiającego oraz inne osoby wykonujące prace na innej podstawie prawnej na rzecz Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
- monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych oraz polityk Zamawiającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
- udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;
- współpraca z organem nadzorczym ustanowionym zgodnie z art. 51 Rozporządzenia;
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach dot. ochrony danych osobowych;
- prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 Rozporządzenia;
- zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 Rozporządzenia.
- Dodatkowo Zamawiający powierza Wykonawcy wykonanie następujących zadań, nienaruszających prawidłowego wykonania obowiązków, o których mowa w § 3 ust. 2 Umowy, tj.:
- opracowanie i bieżące przygotowywanie aktualizacji dokumentacji przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami Rozporządzenia;
- przeprowadzanie planowanych audytów systemu ochrony danych osobowych (raz w roku) oraz audytów doraźnych, przeprowadzanych w sytuacji powzięcia przez Inspektora wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia takiego naruszenia, oraz przedkładanie Zamawiającemu pisemnego raportu z audytu w terminie:
- − 30 dni od dnia dokonania audytu planowanego,
- − 3 dni od dnia dokonania audytu doraźnego.
- przygotowywanie i weryfikowanie propozycji umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, umów o zachowaniu poufności w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
- przygotowywanie propozycji pism w kontaktach z organem nadzorczym i innymi organami, kontrahentami Zamawiającego oraz osobami fizycznymi zgłaszającymi naruszenie ich praw w zakresie ochrony danych osobowych lub w zakresie wniosków dotyczących udostępnienia przetwarzanych przez Zamawiającego danych osobowych;
- sporządzanie opinii oraz wytycznych w zakresie ochrony danych osobowych;
- przygotowywanie lub opiniowanie klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
- przygotowanie wzoru:
- ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
- upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osoby przetwarzającej dane osobowe;
- oświadczenia o zachowaniu poufności danych osobowych dla pracownika i współpracownika Zamawiającego przetwarzającego dane osobowe;
- opiniowanie wniosków o udostępnienie danych osobowych;
- prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
- udział w kontrolach organu nadzorczego lub innych uprawnionych organów;
- udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości Zamawiającego związane z ochroną danych osobowych w organizacji Zamawiającego;
- wykonywanie pozostałych działań Inspektora, które wynikają wprost z Rozporządzenia i obowiązujących przepisów prawa.
Wykonawca pełnił będzie dyżury w siedzibie Zamawiającego (1 x w tygodniu po 2 godz.) oraz ma obowiązek stawić się niezwłocznie na każde wezwanie Zamawiającego.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 01.01.2023 r. do 31 grudnia 2023 r.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
- Są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie:
- posiadania kompetencji/uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
- sytuacji finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
- posiadania potencjału technicznego i osobowego niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
- posiadania wiedzy i doświadczenia w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą,
iż w okresie ostatnich 3 lat świadczyli usługę w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych, w co najmniej 3 jednostkach. Dowodami na spełnienie tego warunku będą referencje lub inne dokumenty wystawione przez podmiot na rzecz którego były wykonywane wskazane usługi potwierdzające należyte wykonanie wskazanej usługi;
- Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę minimum 100 000,00 zł – dowodem na spełnienie tego warunku jest przedstawienie kopii polisy ubezpieczeniowej /należy załączyć do oferty/
Złożą formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, WYMAGANE DOKUMENTY I UPRAWNIENIA
Wykonawca składa ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania dołączając dowody potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
- Oferta powinna dostarczona osobiście do sekretariatu w Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie, w godzinach pracy Przychodni tj. poniedziałek-piątek w godzinach od 7.25 – 15.00 lub przesłana pocztą na adres: Przychodnia Specjalistyczna w Olsztynie, ul. Dworcowa 28 10-437 Olsztyn w terminie do dnia 30 grudnia 2022 r. do godz. 14:00. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Ofert, które wpłyną po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.
- Wynik postępowania ukaże się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie pod adresem: https://bip.przychodniaspecjalistyczna.pl/p,69,ponizej-30-000-euro
- Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: https://bip.przychodniaspecjalistyczna.pl/p,69,ponizej-30-000-euro
VII. OCENA OFERT
- Cena za przedmiot zamówienia – 100%
W ramach kryterium ceny Zamawiający dokona porównania ofert przy zastosowaniu następującego wzoru: (Cmm/C)x100x100%=K,
gdzie:
K – oznacza liczbę punktów z kryterium,
Cmm – najniższą łączną cenę brutto z przedstawionych ofert,
C –cenę łączną brutto oferty badanej.
100 – waga
VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców w formie pisemnej/telefonicznej lub droga mailową.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
IX. ZAŁĄCZNIKI:
Formularz ofertowy
Projekt umowy
Klauzula informacyjna RODO