Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Specjalistyczna w Olsztynie - Pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych

Olsztyn, 23 grudnia 2022 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na pełnienie funkcji Inspektora Danych Osobowych

w Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie

I. ZAMAWIAJĄCY
Przychodnia Specjalistyczna w Olsztynie
Dworcowa 28
10-437 Olsztyn

II.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Do obowiązków Wykonawcy należy realizacja zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych określonych w art. 39 Rozporządzenia (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), tj.:
2. informowanie Zamawiającego oraz pracowników Zamawiającego oraz inne osoby wykonujące prace na innej podstawie prawnej na rzecz Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
3. monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia oraz innych przepisów o ochronie danych oraz polityk Zamawiającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
4. udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;
5. współpraca z organem nadzorczym ustanowionym zgodnie z art. 51 Rozporządzenia;
6. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach dot. ochrony danych osobowych;
7. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 30 Rozporządzenia;
8. zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 Rozporządzenia.
9. Dodatkowo Zamawiający powierza Wykonawcy wykonanie następujących zadań, nienaruszających prawidłowego wykonania obowiązków, o których mowa w § 3 ust. 2 Umowy, tj.:
10. opracowanie i bieżące przygotowywanie aktualizacji dokumentacji przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymogami Rozporządzenia;
11. przeprowadzanie planowanych audytów systemu ochrony danych osobowych (raz w roku) oraz audytów doraźnych, przeprowadzanych w sytuacji powzięcia przez Inspektora wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia takiego naruszenia, oraz przedkładanie Zamawiającemu pisemnego raportu z audytu w terminie:

• − 30 dni od dnia dokonania audytu planowanego,
• − 3 dni od dnia dokonania audytu doraźnego.

1. przygotowywanie i weryfikowanie propozycji umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, umów o zachowaniu poufności w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
2. przygotowywanie propozycji pism w kontaktach z organem nadzorczym i innymi organami, kontrahentami Zamawiającego oraz osobami fizycznymi zgłaszającymi naruszenie ich praw w zakresie ochrony danych osobowych lub w zakresie wniosków dotyczących udostępnienia przetwarzanych przez Zamawiającego danych osobowych;
3. sporządzanie opinii oraz wytycznych w zakresie ochrony danych osobowych;
4. przygotowywanie lub opiniowanie klauzul, regulaminów lub innych dokumentów w zakresie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych;
5. przygotowanie wzoru:

• ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osoby przetwarzającej dane osobowe;
• oświadczenia o zachowaniu poufności danych osobowych dla pracownika i współpracownika Zamawiającego przetwarzającego dane osobowe;

1. opiniowanie wniosków o udostępnienie danych osobowych;
2. prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
3. udział w kontrolach organu nadzorczego lub innych uprawnionych organów;
4. udzielanie odpowiedzi na wszelkie pytania lub wątpliwości Zamawiającego związane z ochroną danych osobowych w organizacji Zamawiającego;
5. wykonywanie pozostałych działań Inspektora, które wynikają wprost z Rozporządzenia i obowiązujących przepisów prawa.

Wykonawca pełnił będzie dyżury w siedzibie Zamawiającego (1 x w tygodniu po 2 godz.) oraz ma obowiązek stawić się niezwłocznie na każde wezwanie Zamawiającego.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 01.01.2023 r. do 31 grudnia 2023 r.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1. Są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie:

• posiadania kompetencji/uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
• sytuacji finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
• posiadania potencjału technicznego i osobowego niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia – złożą w tym zakresie oświadczenie na formularzu ofertowym;
• posiadania wiedzy i doświadczenia w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą,
  iż w okresie ostatnich 3 lat świadczyli usługę w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych, w co najmniej 3 jednostkach. Dowodami na spełnienie tego warunku będą referencje lub inne dokumenty wystawione przez podmiot na rzecz którego były wykonywane wskazane usługi potwierdzające należyte wykonanie wskazanej usługi;

2. Posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę minimum 100 000,00 zł – dowodem na spełnienie tego warunku jest przedstawienie kopii polisy ubezpieczeniowej /należy załączyć do oferty/

Złożą formularz ofertowy według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, WYMAGANE DOKUMENTY I UPRAWNIENIA

Wykonawca składa ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania dołączając dowody potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferta powinna dostarczona osobiście do sekretariatu w Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie, w godzinach pracy Przychodni tj. poniedziałek-piątek w godzinach od 7.25 – 15.00 lub przesłana pocztą na adres: Przychodnia Specjalistyczna w Olsztynie, ul. Dworcowa 28 10-437 Olsztyn w terminie do dnia 30 grudnia 2022 r. do godz. 14:00. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Ofert, które wpłyną po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.
2. Wynik postępowania ukaże się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Przychodni Specjalistycznej w Olsztynie pod adresem: https://bip.przychodniaspecjalistyczna.pl/p,69,ponizej-30-000-euro

3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku  badania i oceny  ofert  Zamawiający  może  żądać  od  Wykonawców  wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: https://bip.przychodniaspecjalistyczna.pl/p,69,ponizej-30-000-euro

VII. OCENA OFERT

1. Cena za przedmiot zamówienia – 100%

W ramach kryterium ceny Zamawiający dokona porównania ofert przy zastosowaniu następującego wzoru: (Cmm/C)x100x100%=K,

gdzie:

K – oznacza liczbę punktów z kryterium,

Cmm – najniższą łączną cenę brutto z przedstawionych ofert,

C –cenę łączną brutto oferty badanej.

100 – waga

VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wykonawców w formie pisemnej/telefonicznej lub droga mailową.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.  

 IX. ZAŁĄCZNIKI:

Formularz ofertowy

Projekt umowy

Klauzula informacyjna RODO